Ở bài viết trước, Nettop đã phân biệt cho bạn đọc hiểu rõ về LMS và Hệ thống Elearning. Từ đó đưa ra phương án lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp bao gồm 5 bước chính. Bạn đọc tham khảo tại “Phân biệt LMS và Hệ thống elearning: Lựa chọn LMS hiệu quả cho doanh nghiệp” Tiếp nối bài trước, Nettop sẽ chia sẻ chi tiết hơn về bước thứ hai trong 5 bước lựa chọn LMS, đó chính là xác định Danh sách chức năng cần thiết của LMS.
Với sự phát triển E-learning hiện nay, LMS được phát triển mạnh mẽ và có rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường. Và để lựa chọn một trong số đó thật sự là rất khó nếu không có kế hoạch từ đầu. Sau đây Nettop đã chuẩn bị một danh sách các Chức năng cần thiết của LMS phổ biến đối với hệ thống quản lý học tập.
Yêu cầu chức năng : Các yêu cầu về chức năng tức là các tính năng thực tế mà người học và quản trị viên sẽ sử dụng.
1. Quản lý người dùng và khóa học
Đầu tiên, chúng ta cần xác định rõ về một trong những chức năng cần thiết của LMS: chức năng quản lý người học và khóa học của quản trị viên. Để xác định được, cần xem xét một số câu hỏi như sau:
- Đăng ký người dùng như thế nào? – người dùng sẽ tự đăng ký hay quản trị viên sẽ đăng ký cho học viên? Có thể đăng ký người dùng hàng loạt không? Bạn sẽ thêm người dùng mới như thế nào — qua email hoặc bằng cách nhập họ từ tệp Excel hoặc cả hai?
- Ai sẽ tham gia quản lý LMS? – Bạn có cần một hệ thống cho phép bạn chỉ định các vai trò người dùng khác nhau chẳng hạn như quản trị viên, nhà xuất bản, doanh nghiệp vừa và nhỏ (Chuyên gia về chủ đề) và người dùng không?
- Bạn có dự định tạo các chương trình đào tạo cá nhân cho các nhân viên hoặc tổ chức khác nhau không?
2. Mô hình học tập
Tiếp theo trong chức năng cần thiết của LMS, là bạn cần quyết định mô hình học tập nào sẽ là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
- Học trực tuyến thuần túy: Nhân viên chỉ được đào tạo trực tuyến. Họ tham gia các khóa học và bài kiểm tra và đọc các bài báo và sách được đề xuất.
- Học tập kết hợp: Chỉ một phần đào tạo được chuyển sang học trực tuyến. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu nhân viên hoàn thành tất cả các khóa học tiên quyết thông qua eLearning và sau đó trực tiếp trải qua khóa đào tạo thực hành.
- Đào tạo do giáo viên hướng dẫn: Loại hình đào tạo này cho phép người học và người hướng dẫn tương tác và thảo luận về tài liệu đào tạo, cá nhân hoặc theo nhóm. Người hướng dẫn có thể cung cấp đào tạo ở định dạng bài giảng hoặc lớp học, hoặc thậm chí ảo, bằng cách sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình. Nhưng, di chuyển con người có thể tốn kém!
Tìm hiểu ngay về: Blended Learning
Ngoài ra, bạn cần kế hoạch trước về những hình thức đào tạo nhân viên như:
- Bạn có kế hoạch tổ chức hội thảo trên web không? Nếu có, danh sách các tính năng LMS phải bao gồm phần mềm hội thảo trên web hoặc tích hợp với các dịch vụ hội nghị truyền hình.
- Bạn có thực hiện đào tạo hướng dẫn lãnh đạo không? Nếu có, thì bạn cần một LMS cho phép bạn quản lý lịch trình và địa điểm của lớp học, theo dõi hiệu suất và điểm danh cũng như chỉ định người học và người hướng dẫn tham gia các phiên ngoại tuyến.
Xem thêm: Tổ chức học trực tiếp trong Blended Learning như thế nào?
3. Hỗ trợ và sáng tạo nội dung học tập
Ở giai đoạn này, bạn cần quyết định loại tài liệu đào tạo nào bạn sẽ cung cấp cho nhân viên và liệu bạn có tạo các khóa học nội bộ hay không. Trả lời các câu hỏi sau:
- Bạn sẽ sử dụng nội dung lưu trữ như thế nào? PDF, tài liệu thô, MP3, MP4, SCORM, AICC, xAPI? Hãy đảm bảo LMS hỗ trợ tất cả các định dạng tệp và eLearning cũng như khả năng thu thập dữ liệu mà bạn cần.
- Ngoài ta bạn có cần một trình soạn thảo khóa học không?
Một số LMS có trình chỉnh sửa tích hợp cho phép bạn tạo các bài kiểm tra và khóa học đơn giản. Cũng có thể có một công cụ soạn thảo mạnh mẽ đi kèm để xây dựng các khóa học tương tác, câu đố và mô phỏng hội thoại. Với những công cụ này, bạn có thể tạo nội dung học tập hấp dẫn với các video, bản ghi màn hình , tương tác và các tình huống phân nhánh được nhúng.
4. Phân tích và báo cáo – Chức năng cần thiết của LMS
Đào tạo là cần có kết quả. Vì vậy, hãy quyết định cách bạn sẽ đo lường chúng. Lợi ích của LMS là giúp bạn không phải làm việc với bảng tính Excel và xử lý dữ liệu hiệu suất theo cách thủ công. Trả lời một vài câu hỏi.
- Bạn có cần báo cáo LMS chi tiết về tài liệu, nhóm và người dùng hay chỉ cần bạn biết về tiến độ của người học nói chung là đủ? Xin lưu ý rằng phân tích này cũng có thể được sử dụng để thúc đẩy cải tiến cả nội dung của bạn trên chính hệ thống học tập.
- Bạn có muốn tùy chỉnh các báo cáo? Một số LMS cho phép bạn tạo các mẫu của riêng mình — nghĩa là tự động hiển thị các số liệu bạn cần ở dạng biểu đồ, đồ thị, bảng điều khiển, v.v.
5. Tùy chọn chức năng bổ sung
Các nền tảng học tập thường có thể có thêm các tùy chọn. Một số trong số họ có thể hữu ích cho bạn. Một số có thể là một phân tâm. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.
Tính năng cộng tác xã hội
Hơn 60% công ty muốn nhân viên của họ học hỏi mỗi ngày. Tất nhiên, gần như không thể khiến mọi người tham gia các khóa học hàng ngày, nhưng bạn có thể thúc đẩy họ chia sẻ và thảo luận với nhau về nội dung giáo dục thú vị trên mạng.
Nếu bạn muốn tận dụng cộng tác xã hội, thì bạn cần một LMS với các tính năng học tập xã hội. Các hệ thống này tương tự như phương tiện truyền thông xã hội, nơi nhân viên có thể xuất bản các bài báo, thảo luận về các bài đăng của đồng nghiệp cũng như thích và chia sẻ nội dung. Người hướng dẫn và chuyên gia cũng có thể bổ sung tài liệu đào tạo cho nhân viên và giải đáp thắc mắc nếu cần.
Quản lý kỹ năng của nhân viên
Nếu bạn muốn phát triển một số kỹ năng nhất định cho nhân viên, hãy tìm kiếm một LMS có tính năng quản lý kỹ năng. Nó cho phép bạn chọn các năng lực cần thiết và tạo các chương trình học tập giúp thu hẹp khoảng cách kỹ năng và theo dõi thành công của người dùng.
Hỗ trợ kết hợp thiết bị di động
Nếu bạn định đào tạo đại diện bán hàng hoặc nhân viên khác, những người luôn di chuyển, nội dung học tập của bạn sẽ trông tuyệt vời trên tất cả các thiết bị di động. Ít nhất, bạn cần một LMS hỗ trợ các khóa học đáp ứng đầy đủ, thích ứng với kích thước màn hình của bất kỳ thiết bị nào (… phải có). Giải pháp lý tưởng là một nền tảng có ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép người học tham gia các khóa học ngoại tuyến. Loại thứ hai sẽ đặc biệt hữu ích cho những người phải di chuyển nhiều và cần truy cập tài liệu đào tạo từ máy bay hoặc những nơi khác có kết nối internet ‘thấp-đến-không’.
Thương mại điện tử
Nếu bạn định bán các khóa học, hãy tìm các LMS có tùy chọn Thương mại điện tử. Nó cho phép bạn đặt giá cho tài liệu khóa học, cũng như theo dõi doanh số bán hàng và quản lý thu nhập mà không cần phải tích hợp phần phụ trợ thương mại điện tử.
- Giao diện trang web của công ty
Cân nhắc xem bạn có muốn thiết kế cổng thông tin học tập theo phong cách riêng của công ty mình hay không. Trong một số LMS, bạn chỉ có thể thay đổi bảng màu và tải logo công ty lên. Những người khác cho phép bạn thiết kế lại hoàn toàn giao diện để nó kết hợp hoàn hảo với các tiêu chuẩn thương hiệu của công ty và các trang web của công ty. Một số hệ thống thậm chí còn cho phép bạn di chuyển nền tảng sang tên miền của riêng bạn và thay đổi giao diện của ứng dụng dành cho thiết bị di động. Tuy nhiên, hầu hết các nhà cung cấp tính phí bổ sung cho điều đó.
Bạn cũng có thể sửa đổi giao diện của một số LMS với sự trợ giúp của các tiện ích con và mẫu trang. Ví dụ: sinh viên sẽ chỉ thấy các chương trình đào tạo được chỉ định và lịch có các sự kiện sắp tới, giảng viên/huấn luyện viên sẽ thấy danh sách người dùng và kết quả học tập của họ, đồng thời quản trị viên sẽ thấy các công cụ theo dõi và cấu hình bổ sung.
Để tìm ra nó, hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Bạn muốn có giao diện theo phong cách của website công ty mình?
- Bạn có cần tùy chỉnh giao diện cho các vai trò khác nhau không?
- Bạn có cần game hóa để tạo thi đua cho nhân viên không?
Bằng cách nhận được điểm và phần thưởng cho các nhiệm vụ đã hoàn thành, người học thậm chí còn tham gia sâu hơn vào việc đào tạo và phấn đấu nhiều hơn để thành công. Hầu hết các nhà cung cấp đã bắt kịp xu hướng này và thêm các yếu tố trò chơi hóa vào LMS của họ: điểm, giải thưởng, xếp hạng, huy hiệu, v.v.
Nếu bạn muốn thúc đẩy nhân viên của mình gắn kết sâu sắc hơn với sự trợ giúp của cơ chế trò chơi, hãy chọn LMS có trò chơi hóa.
- Giấy chứng nhận
Một cách khác để thúc đẩy người dùng học tập là thưởng cho họ bằng chứng chỉ. Một số LMS tự động cấp chứng chỉ cho người dùng sau khi họ hoàn thành khóa học hoặc bài kiểm tra. Tùy chọn này cũng hữu ích cho các công ty cung cấp cho nhân viên chứng chỉ chuyên môn hoặc cung cấp dịch vụ đào tạo chứng chỉ.
6. Yêu cầu kỹ thuật
Giải pháp dựa trên đám mây hoặc được lưu trữ
LMS lưu trữ được cài đặt trên máy chủ của công ty. Tất cả dữ liệu được lưu trữ trong nhà. Tuy nhiên, việc triển khai LMS được lưu trữ trên máy chủ là một nhiệm vụ kỹ thuật phức tạp liên quan đến việc kiểm tra tính tương thích của hệ thống với kiến trúc phần mềm và mạng hiện có của công ty. Thường thì các hệ thống cũng phải được tích hợp. Do đó, giai đoạn thiết lập có thể mất 3-6 tháng (hoặc hơn).
Một nền tảng dựa trên đám mây được lưu trữ trên web. Nó không yêu cầu triển khai, vì vậy bạn có thể bắt đầu làm việc với nó ngay lập tức.
Bảo mật
Tùy thuộc vào chính sách của công ty bạn, hãy xác định các yêu cầu bảo mật — ví dụ: nơi lưu trữ dữ liệu, cách người dùng nhận thông tin đăng nhập và mật khẩu cũng như xác thực vào hệ thống và ai có thể có quyền truy cập vào dữ liệu nào.
Tích hợp với các hệ thống khác
Cân nhắc xem bạn có cần tích hợp với phần mềm nhân sự, hệ thống BI, CRM hay bất kỳ dịch vụ nào khác không. Ví dụ: đối với nhiều tổ chức chăm sóc sức khỏe đào tạo các chuyên gia y tế, điều quan trọng là nền tảng học tập phải tích hợp với các dịch vụ web của ACCME.
Ví dụ: nếu bạn cần đánh giá thường xuyên về mức độ hiệu quả của nhân viên, thì bạn sẽ cần một chức năng cần thiết của LMS toàn diện với hệ thống chấm điểm mạnh mẽ và bảo mật tối đa. Mặt khác, nếu bạn là một công ty chỉ cần đào tạo dựa trên kỹ năng hoặc cung cấp thông tin, bạn có thể không cần một hệ thống chấm điểm toàn diện. Ngoài ra, bạn có thể quan tâm đến một LMS thân thiện với thiết bị di động và dễ sử dụng để tạo điều kiện đào tạo cho nhân viên của bạn .
Đọc thêm: Cloud-base LMS là gì?
7. Cân nhắc chi phí
Khi tìm kiếm một nền tảng học tập, không thể tránh khỏi chức năng cần thiết là khía cạnh tài chính. Theo Capterra , trung bình các tổ chức chi tiêu nhiều hơn 59% so với dự kiến cho LMS của họ . Để tìm ra hệ thống hoàn hảo cho ngân sách của bạn, hãy biết những ưu và nhược điểm của các mô hình định giá khác nhau và xác định mô hình phù hợp nhất cho công ty của bạn. Có một số mô hình định giá chính:
Trả tiền cho mỗi người dùng hoạt động
Bạn chỉ trả tiền cho những người sử dụng hệ thống trong mỗi chu kỳ thanh toán.
Trả tiền cho mỗi người học.
Bạn trả một mức giá cố định cho một số lượng người dùng cố định, bất kể họ có hoạt động hay không.
Làm bao nhiêu trả bấy nhiêu
Bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng — ví dụ: người dùng và các khóa học họ tham gia.
Phí giấy phép / Đăng ký.
Bạn trả một mức giá cố định trong một khoảng thời gian cố định, chẳng hạn như 1 năm hoặc 6 tháng, đồng thời thêm bao nhiêu người dùng và tài liệu đào tạo tùy theo nhu cầu của bạn.
Tìm hiểu thêm tại: Phân tích các lựa chọn LMS
8. Thêm tài liệu về việc chọn LMS phù hợp
Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm Chức năng cần thiết của LMS, chúng tôi tập hợp tất cả các yêu cầu thiết yếu của hệ thống quản lý học tập vào một danh sách kiểm tra. Tải xuống danh sách kiểm tra và đánh dấu các tính năng mà công ty bạn cần. Để có cái nhìn sâu hơn về quy trình chọn LMS, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi .
Thật khó để chọn một LMS và Hệ thống elearning phù hợp với doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên nếu những hướng dẫn bên trên chắc chắn sẽ giúp bạn lựa chọn LMS dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều. Những lưu ý bên trên sẽ là lời khuyên hữu ích cho bạn tránh được nhiều giai đoạn không cần thiết và đỡ tốn kém hơn rất nhiều.
Và nếu bạn muốn tìm kiếm nền tảng học tập dễ sử dụng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hãy thử TalentLMS – Nền tảng LMS luôn đạt Top 1 LMS trên toàn thế giới. Liên hệ Nettop để có thể được hỗ trợ bản dùng thử hoàn toàn miễn phí trong vòng 1 tháng với đầy đủ tính năng để các bạn trải nghiệm.
Ngoài ra, bạn có thể trao đổi các kiến thức và kinh nghiệm về LMS, thiết kế đào tạo, công cụ thiết kế Articulate tại nhóm Cộng đồng Articulate Storyline & Thiết kế eLearning pro
Mọi thắc mắc xin liên hệ Nettop – Giải pháp Elearning toàn diện cho doanh nghiệp
Email : nettopco@gmail.com
Hotline : 0912 27 27 25
